自分を守るパソコンスキルは『パスワード』から

「紛失しても・・・」「盗られても・・・」万全なファイルの管理というのは、できないものだろうかとつぶやきながら、最近自分が取り組んでいることをメモ代わりにこちらに紹介します。

①パスワードをかけて保存する
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上図はExcel2003の例です。「名前を付けて保存」の際に「ツール」→「全般オプション」と順に選択すると、「保存オプション」ウィンドウが表示されます。「読み取りパスワード」の欄に、設定したいパスワードを入力します。(その他の欄は不要です)。すると次に、下図のような「パスワードの確認」ウィンドウが表示されますから、

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 先に入力した文字列を忘れないよう確認しながら打ち込んで保存を終えます。

 以後、パスワード付きで保存したファイルを開こうとすると、下図のように「パスワード」入力画面で保存時に設定したパスワードが要求され、一致しなければ開くことはできません。

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 もちろんパスワードを設定して保存というのは気楽にできることではありませんから、全てにその作業は不要と思います。
 しかし、氏名や生年月日、電話番号などの個人情報の一覧を集約した場合など、自らの手で守らなければならないシートを自分が作成したのであれば、『落としても・盗られても・第三者が開けないよう相応のパスワードを設定する』というは個人情報にかかわるデータ作成者の心得~常識の一つではないかと考えます。

 Excelの例で説明しましたが、この画面はWordやPowerPoint などOfficeソフトに共通です。PDFが世界中で広く使われているのも、強力な暗号化機能があってのことでしょう。パスワードによる保護のほか、「表示ができるが印刷できない」など、いろいろな設定が可能です。学校関係文書の作成で利用されることの多いワープロソフトの一太郎も、文書を開く際にパスワードを要求するように保存できますね。

 「扱う文書の重要度に応じて、ふさわしいパスワードをかけて保存する」これが、その立場にある方々のファイル管理の常識となれば、万が一の際の心配も減って幸いなことだなあと感じます。。。

 とはいうものの、過去に作成・完了済みのファイルや譲り受けたファイルにまでさかのぼって手持ちの一つ一つを改めて確認しパスワードをかけ直して管理というのは、とてつもなく作業が膨大で非現実的なものがあります。そこで私が取り組みはじめているのが、次に紹介する「フォルダごとパスワードをかけてのZIP圧縮」です。


②フォルダごと一括して一本の暗号化ZIPに圧縮

 Windows XPでは、ZIP形式の圧縮ファイルは標準で暗号化できます。その方法を紹介しているサイトはこちらなど多数ありますから、ここでは省略します。
 Windows Vistaでは、ZIP形式の圧縮ファイルを暗号化する機能はなぜか、はぶかれていました。そこで暗号化機能を備えた圧縮ソフトが必要となってきます。私は「Lhaplus(ラプラス)」というフリーソフトを愛用していますが、インストールすると、下図のように、右クリックのメニューに「圧縮」と「解凍」が追加されます。

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 上図は「校務関係文書」というフォルダを選択して、右クリック→「圧縮」→「zip(pass)」と選択し、「パスワード設定」ウィンドウに進んでパスワードを入力中の画面例です。

 ここで、そのフォルダ内のファイルの重要度に応じて、ふさわしいパスワードをかけて保存すれば、何百・何千のファイルであろうが、暗号化された一本の圧縮ファイルに集約することができます。

 いくつかのファイルやフォルダを1本の圧縮ファイル(書庫)にまとるという体験のない方々に、Zip化がもたらす精神衛生上のメリットを説明するのは少々・・・ですが、布団圧縮機以上の効果といってもよいでしょう。
 数百・数千のファイルでもそのフォルダの構造ごと1本のファイルに圧縮・管理できるというのは、ディスクスペースの増加という物理的なメリット以上に、一括管理による保守面の気楽さ・安全性の面からその立場にある方々にとっては活用に値するスキルの一つだと感じます。

 ※圧縮ファイルの形式はZip以外にもたくさんあります。何でもよいのですが、ZipであればWindowsの標準の機能として簡単に作成することができます。


③パスワードがすべて・・・

 以上、二つほど「自分を守るコンピュータスキル」と題して、少々「おたくっぽいスキル」を紹介しましたが、いずれも行き着くところが『パスワード』です。

 それ故に、「私はこのようにしてパスワードを生成し活用し・・・」といったことを堂々と綴ることができればよいのですが、現在はその自信はありません。。。

 しかし、『123』や『abc』のような簡単な3~5文字程度で間に合わせていたのは、既に10年以上も前の過去のことです。

 というのも、あんまり紹介したくはないのですが、例えば私が愛用と先に紹介の「Lhaplus(ラプラス)」というフリーソフトは、次のようになんと賢い!暗号化ZIPにかけてあるパスワードの探索機能を備えているのです。

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 『123』や『abc』のたぐいは数秒で解析完了、英小文字5桁の『******』で約30秒、6文字でも約5分ほどのアタックで解凍用のパスワードは『・・・・・』と画面上で教えてくれまぅ~す!「百聞は一見に如かず」といいますが、未体験の方で、ここまで目を通してくださったならぜひ一度の体験はしていただきたいものです。

「自分が設定して忘れてしまったパスワードをコツコツと解いて頂くとはなんと有り難やと喜んでいる場合じゃぁない」、『パスワードというからには、少なくとも、英字の小文字と英字の大文字の混在が必要!』などということが、この実体験をとおして、実によくわかります。。。

以上です。あとは長々と書き続けることは、もう止めたいと思います。

続きは、パスワードの強度を判定してくれる『パスワードチェッカー』(MicroSoft社)、『自分を守る』(MicroSoft社)など、私の記事で関心をもった方々にはお奨めです。。

以上、『扱う情報資産の重要度に応じて、万が一の脅威を想定したパスワードの心得が非常に重要』という当然の結論を添えて、お粗末ながら『自分を守るパソコンスキル考』をいったん閉じることにいたします。。。


P.S ハードディスク全体の暗号化についてアイ・オーとバッファローの各添付ソフトの使い勝手を比較した体験記はこちらです。
 こちら『ネチケットを教える先生方へ贈る資料集』もどうぞヘ(^o^)/